As anticipated, we have been discussing the possibility of how Basque centers are to provide the justification process of the grants. Having analyzed the implications of this issue, we determined that current legislation does not prevent a change in procedure, since it is purely internal.

Thus, for the awarded 2009 grant monies it is sufficient to submit to the Basque Government a list of invoices and receipts for expenditures in accordance with the terms of the request made, determined in its final form by the amount awarded back in September 2009. The original invoices and supporting documents must be kept in the files of the centers accounting for at least 5 years for possible inspection later.

Depending on available resources, inspections are carried out either physically going to the headquarters inspectors of schools, centers or by sending the Government a copy of invoices and supporting documents by post.  In any case, the sites inspected will be notified well in advance. The final criterion for inspections to be determined, but it is mulling to carry out inspections on all subsidized center with more than 25,000 € in any chapter, the centers supported by a smaller amount in all chapters will be inspected by a quantitative method that guarantees an appropriate ratio between the number of inspections and the overall amount to justify.

Since 2009 grants have been paid in early 2010 with the aim of further facilitating the process centers justification of spending is allowed to invoices dated 30 March 2010 in concepts relating to the application filed in 2009.

The rules, by failing varied, continues to set the ratio of receipts and vouchers should be sent to the Basque Government (to the headquarters of President's Office or the respective delegations) before 31 March of the year following the call to justify and also provides the model to send the list of bills should be adjusted to set out in Annex II of Resolution to convene.

This relationship can be performed either manually or, preferably, in digital format in tabular form. However, to further simplify everything concerning the relationship of bills, is being implemented in the portal www.euskaletxeak.net a system to do it via the Internet, so customized for each facility based on the data of your own request. It is therefore appropriate that clubs that have not yet applied for administrative access to that portal request it in the coming weeks.

We are at your disposal to answer any questions you may have.

Procedimiento de justificación de subvenciones a partir de la convocatoria de 2009

Tal como se anticipó, hemos estado estudiando la posibilidad de facilitar a los centros vascos el proceso de justificación de las subvenciones. Una vez analizados las implicaciones de este asunto, hemos determinado que la actual normativa no impide un cambio de procedimiento, dado que es meramente interno.

Así pues, desde la convocatoria de 2009 bastará con remitir al Gobierno Vasco una relación de facturas y justificantes de gasto de conformidad con lo estipulado en la solicitud realizada, determinada en su forma final por la Adecuación que remitimos a cada centro el 28 y 29 de septiembre de 2009. Las facturas y justificantes originales deberán permanecer en los archivos contables de los centros durante un mínimo de 5 años para su posible inspección posterior.

Dependiendo de los recursos disponibles, las inspecciones se realizarán o bien acudiendo físicamente los inspectores a las sedes de los centros, o bien enviando los centros al Gobierno la copia de las facturas y justificantes por correo postal. En todo caso, los centros inspeccionados serán avisados con la suficiente antelación. El criterio final para realizar las inspecciones está por determinar, pero se está barajando que se realicen inspecciones a todo centro subvencionado con más de 25.000€ en cualquier capítulo; los centros subvencionados por menor importe en todos los capítulos serán inspeccionados mediante algún método cuantitativo que garantice una proporción adecuada entre el número de inspecciones y el importe global a justificar.

Dado que las subvenciones de 2009 han sido abonadas a comienzos de 2010, con objeto de seguir facilitando a los centros el proceso justificativo del gasto realizado, se admitirán facturas fechadas hasta el 30 de marzo de 2010 por conceptos correspondientes a la solicitud presentada en 2009.

La normativa, al no haber variado, sigue estableciendo que la relación de facturas y justificantes debe enviarse al Gobierno Vasco (a la sede de Lehendakaritza o a las respectivas Delegaciones) antes del 31 de marzo del año siguiente al de la convocatoria a justificar y también establece que el modelo para enviar la relación de facturas debe ajustarse al propuesto en el Anexo II de la Resolución de convocatoria.

Esa relación puede realizarse de manera manual o, preferiblemente, en formato digital en forma de tabla. Sin embargo, para simplificar aún más todo lo concerniente a la relación de facturas, se está implementando en el portal www.euskaletxeak.net un sistema para poder realizarla a través de Internet, de manera personalizada para cada centro en función de los datos de su propia solicitud. Por ello es conveniente que los centros que aún no hayan solicitado su acceso administrativo a ese portal, lo soliciten en las próximas semanas.

Estamos a su disposición para aclararles cualquier duda que pudieran tener.